Współpraca klienta z agencją PR – dwie perspektywy – ZFPR.PL

Akademia LSPR

Współpraca klienta z agencją PR – dwie perspektywy

Wykładowcy: Opis kursu:

Szukam kolejnej agencji PR. Poprzednia nie potrafiła „dowieźć” wyników. Trzeba było wszystko po nich poprawiać, a za każdą usługę liczyli jak za zboże! Co za klient! Nie wie, czego chce, wymaga nierealnych rzeczy i do tego jeszcze traktuje agencję, jak służącego! Jak często zdarzyło Ci się słyszeć podobne komentarze? Rzadko spotka się kogoś, kto przepracował w branży PR / marketing przynajmniej kilka lat i nie spotkał się z przypadkiem nieudanej współpracy na linii klient-agencja PR. Dlaczego zbyt często tak się dzieje? Jedną z przyczyn jest niewłaściwy dobór partnera do współpracy (klient) lub niewłaściwe zrozumie potrzeb klienta (agencja). Inny powód to – zarówno w agencji, jak i u klienta – brak spojrzenia z perspektyw drugiej strony, wiedzy o możliwościach i ograniczeniach pracy w agencji PR lub po tzw. stronie klienta. Outsourcing usług PR / marketing, by był efektywny i opłacalny zarówno dla klienta, jak i agencji, powinien być oparty na obopólnie rozumianych i akceptowanych zasadach. Dlatego celem tego kursu jest dostarczenie jego uczestnikom niezbędnej wiedzy dotyczącej tego, jak wybrać właściwego partnera do współpracy oraz jak zorganizować współpracę na linii klienta-agencja PR, by przynosiła ona zamierzone, wymierne rezultaty i trwała dłużej, niż jeden projekt czy sezon. Wiedza dostarczona podczas kursu będzie szczególnie przydatna tym specjalistom i menedżerom, którzy do tej pory pracowali tylko po jednej ze stron.

Liczba godzin:

3 x 45 min

Poziom kursu:

podstawowy

Wymagania wstępne:

brak

Wiedza:

W czasie szkolenia uczestnik kursu dowie się m.in.:
Gdzie szukać agencji PR?
Kiedy potrzebny jest debriefing?
Jak wygląda proces zakupowy usług PR / marketing?
Jakie są rekomendowane modele przetargowe?
Z czego składa się proces przetargowy?
Co oznaczają wykorzystywane w żargonie branżowym skróty RFI, RFP, RFQ czy NDA?
Jakie praktyki przetargowe można uznać się za złe, a jakie za dobre?
Od czego zacząć współpracę na linii klient-agencja PR?
Na co zwrócić uwagę przy zarządzaniu projektami i bieżącej współpracy?
Skąd biorą się niepowodzenia i nieporozumienia?

Umiejętności:

Po ukończeniu modułu uczestnik kursu będzie potrafił obsłużyć cały proces wyboru i weryfikacji partnera oraz przygotowania do współpracy niezależnie od tego, czy pracuje w agencji PR czy po tzw. stronie klienta. W szczególności będzie gotowy:
• wytypować listę agencji do współpracy (klient) oraz odpowiedzieć na RFI (agencja);
• przygotować kompletny brief dla agencji (klient) i przeprowadzić skuteczny debriefing (agencja);
• zweryfikować ofertę przetargową zarówno pod kątem przygotowania (agencja), jak i oceny (klient);
• przygotować niezbędne narzędzia i wytyczne do rozpoczęcia współpracy i szybkiego wdrożenia w specyfikę pracy po każdej ze stron;
• wyznaczyć KPI do oceny wyników współpracy;
• właściwie zareagować w sytuacji, gdy współpraca się nie układa

Zawodowe kompetencje:

Uczestnik kursu będzie lepiej rozumiał metody działania, intencje, procesy i reakcje, jakie stoją za codziennymi działaniami oraz decyzjami po każdej ze stron współpracy klient-agencja PR. W szczególności:
• jest w stanie lepiej wyartykułować swoje potrzeby / pokazać rzeczywisty potencjał już na etapie nawiązywania współpracy (np. w czasie przetargu), a tym samym dać drugiej stronie większe możliwości rzetelnej oceny szans na powodzenie wspólnych projektów;
• zwraca większą uwagę na sytuacje, które pozytywnie wpływają na jakość współpracy i potrafi je wykorzystać do wzmocnienia relacji;
• w sytuacjach konfliktowych szybciej zidentyfikuje, gdzie leży źródło nieporozumień czy niepowodzeń, i będzie gotowy do wpracowania wspólnego rozwiązania problemu.

Treści programowe:

Zajęcia są podzielone na 3 części (moduły): Moduł 1 (teoretyczny) dotyczy procesu wybór agencji – od pojawienia się potrzeby zatrudnienia agencji PR, poprzez sformułowanie oczekiwań wobec agencji (brief), odpowiedź na RFP, aż do wyboru partnera – czy to poprzez organizację przetargu czy alternatywne metody (np. polecenia). Wśród poruszanych tematów znajdują się:
• Wyzwania związane ze współpracą na linii klient-agencja PR;
• Brief PR;
• Zasady organizacji przetargu na wybór dostawcy usług PR / marketing;
• Ocena ofert przetargowych;
• Dobre i złe praktyki przetargowe.
Moduł 2 (teoretyczny) dotyczy procesu układania współpracy i bieżącej realizacji projektów. Wśród poruszanych tematów znajdują się:
• Formatowanie bazy narzędziowej, organizacyjnej i merytorycznej do współpracy;
• Wyznaczanie KPI;
• Wdrożenie agencji PR / klienta;
• Bieżące zarządzanie projektami PR;
• Dobre praktyki we współpracy na linii klient-agencja PR;
• Przyczyny konfliktów i braku efektywności;
• Rozwiązywanie bieżących problemów we współpracy.
Moduł 3 (ćwiczeniowy) służy weryfikacji zdobytej wiedzy w praktyce poprzez:
• rozwiązanie zadania scenariuszowego opartego na hipotetycznej, ale realnej sytuacji, np. przygotowania założeń do przetargu czy planu współpracy z agencją, lub
• warsztatowe przepracowanie zidentyfikowanych problemów związanych ze współpracą na linii klient-agencja PR.

Sposób prowadzenia zajęć:

Zajęcia w części 1 i 2 (moduły teoretyczne) prowadzone są w formie wykładu z elementami dyskusji grupowej. Moduł 3 (ćwiczeniowy) jest realizowany w formie zadania scenariuszowego lub warsztatu (w zależności od wyboru uczestników).

Materiały do zapoznania się przed zajęciami:

Rekomendowane:

  • Jeśli uczestnik kursu posiada takie doświadczenia, zalecana jest analiza dotychczasowej współpracy z agencjami PR / marketing (perspektywa klienta agencji) lub klientem (perspektywa pracowników agencji) głównie pod kątem dobrych i złych praktyk, problemów.
Interakcje z innymi modułami szkoleniowymi:

Moduły w ramach bloku tematycznego „Zarządzanie i administracja”:
Moduł prowadzony przez Przemysława Włoszyckiego „Finanse podstawy – operacje biznesowe w PR”; Moduł prowadzony przez Przemysława Soproniuka „Ewaluacja, badania, ocena efektywności

Literatura:

Obowiązkowe:
„Kodeks Dobrych Praktyk”
„Biała Księga Komunikacji Marketingowej"
„Rankingi Agencji PR"
Uzupełniające:
„Dobry Przetarg"
Karta Deklaracji Sztokholmskiej ICCO + Deklaracja Helsińska ICCO
„Pierwsze ćwierćwiecze. 25 lat public relations w Polsce”, pod red. Adama Łaszyna i Dariusza Tworzydło, Wydawnictwo Message House, Warszawa 2016

Rekomendowana dalsza ścieżka kształcenia:

W zasadzie wszystkie pozostałe moduły tematyczne, bo wiedza merytoryczna w danym zakresie jest istotna do weryfikacji kompetencji agencji / określenia stopnia zaawansowania klienta w danych obszarze (np. employer brandingu, komunikacji korporacyjnej, social media, komunikacji kryzysowej etc.).

Wykorzystywane case studies / scenariusze:

Case study wykorzystywane podczas zajęć odnoszą się do realnych sytuacji, które mają przede wszystkim na celu wskazanie złych praktyk i pokazanie rekomendowanych rozwiązań oraz zachowań. Co istotne, ze względu na możliwy negatywny wpływ wizerunkowy, case study nie są identyfikowane żadną marką czy to agencji czy to klienta agencji. Treść ćwiczeń każdorazowo jest modyfikowana i dopasowywana do profilu uczestników – zaawansowania zawodowego, miejsca zatrudnienia (agencja PR / klient), aktualnych tematów rynkowych (jak np. RODO w 2018 roku).

Potwierdzenie ukończenia kursu:

Międzynarodowy certyfikat w języku angielskim.